Achats
Conditions d'achats
DOMAINE D’APPLICATION
Article 1. Les bons de commande et les contrats émanant du C.H.R. de la Citadelle dans le cadre d’un marché public faisant référence à un cahier spécial des charges sont soumis aux clauses dudit cahier et à la réglementation en vigueur sur les marchés publics.
Article 2. Les présentes conditions générales d’achats s’appliquent à tout achat de fournitures, travaux et services ne faisant pas l’objet d’un cahier spécial des charges.
Article 3. Sauf convention contraire, seules les présentes conditions sont d'application à l'exclusion de toute autre. Toute acceptation d'un bon de commande par le fournisseur ou le prestataire de service équivaut à l'acceptation des présentes conditions.
COMMANDES
Article 4. Seul un bon de commande ou un contrat dûment signé par un représentant officiel de l'institution hospitalière et portant une référence « commande ou bon de commande », « contrat ou convention » lie l'institution. Une commande verbale ne fait pas office d'ordre.
Article 5. Le respect des termes de la commande par le fournisseur ou le prestataire, notamment quant aux délais d’exécution, aux dates de livraison ou de prestation, à la conformité et aux performances de la fourniture ou du service, constitue une obligation de résultat.
Article 6. Le fournisseur ou le prestataire ne peut céder ou sous-traiter tout ou partie de la commande, ainsi que les droits et les obligations qui en résultent, sans l’autorisation préalable et écrite du C.H.R. de la Citadelle.
Article 7. Les prix comprendront tous droits et charges, à l’exception de la TVA qui sera mentionnée séparément. Les prix incluront notamment les frais suivants :
- les frais d'emballage, le chargement, le transbordement, le transport, l'assurance, le dédouanement, le déchargement et les frais de déballage ;
- les frais administratifs et les frais concernant les documents de livraisons exigés par l'hôpital ;
- le cas échéant, le montage et la mise en service ;
- le cas échéant, la formation des utilisateurs ;
- les assurances.
Aucune révision des prix n’est applicable, sauf indication contraire sur le bon de commande.
Article 8. Les bons de commande doivent être confirmés au service achats du C.H.R. de la Citadelle, par voie électronique de préférence. La confirmation de commande doit porter, au minimum, sur les éléments suivants : le prix, la quantité et la date de livraison. Tout fait quelconque susceptible d'affecter l'exécution de la commande doit, sous peine de forclusion, être signalé au C.H.R. de la Citadelle par écrit dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 3 jours calendrier de sa survenance.
Le C.H.R. de la Citadelle se réserve le droit :
- d’accepter purement et simplement la modification ;
- d’accepter cette modification moyennant révision de la commande ;
- de refuser purement et simplement la modification et d’annuler la commande.
TRANSPORT ET LIVRAISON
Article 9. Les prix s’entendent franco nos adresses. Toute fourniture voyage sous la responsabilité du fournisseur. C’est lui qui prend à sa charge tous les risques inhérents au transport et qui est responsable du choix de son transporteur.
Article 10. L'adresse de livraison stipulée sur le bon de commande est une condition impérative de l'achat. Aucune marchandise, prestation de service ou réalisation de travaux ne sera acceptée pour un autre site.
Sauf indications contraires clairement indiquées sur le bon de commande, les fournitures sont livrées au Service Achats et Stocks – Magasin général – quai de déchargement du C.H.R. de la Citadelle, Bd. du 12ème de Ligne, 1 à 4000 Liège, les jours ouvrables, du lundi au vendredi, de 8 heures 30 à 12 heures et de 13 heures à 16 heures.
Article 11. Lorsque des palettes sont utilisées pour les livraisons, elles doivent obligatoirement être de format euro-standard : 80 x 120cm. Précautions particulières : lorsque la marchandise doit être maintenue à une certaine température, il est impératif de le mentionner sur le(s) colis. S'il s'agit de fournitures fragiles, il est impératif de le préciser également sur le(s) colis.
Article 12. Sous peine de non-acceptation des fournitures, le fournisseur devra accompagner obligatoirement sa livraison :
- d'une note d'envoi sur laquelle figure notre référence du bon de commande et, le cas échéant, tout autre information demandée par le C.H.R. de la Citadelle lors de l’envoi du bon de commande ;
- de tout autre document demandé par le C.H.R. de la Citadelle lors de l’envoi du bon de commande (par exemple, certificats de conformité, manuels techniques et d’utilisation…).
RECEPTION
Article 13. Pour les fournitures, après vérification de l’état des emballages, la livraison est enregistrée et la décharge est donnée au transporteur. La signature de la note d'envoi par une personne habilitée du C.H.R. de la Citadelle n'implique, en aucun cas, l'acceptation inconditionnelle et sans réserve de la marchandise. Le fournisseur est responsable de ses fournitures jusqu’à ce que le C.H.R de la Citadelle ait vérifié leur conformité à la commande.
Article 14. Le C.H.R. de la Citadelle dispose d’un délai de maximum 30 jours calendrier pour procéder aux vérifications et à la réception qualitative, ce délai prenant cours le lendemain :
- de la livraison de la marchandise ;
- de la prestation de service, ou du dernier jour du mois (pour les prestations continues) ;
- de la date de fin de réalisation des travaux, ou de la date du procès-verbal d’état d’avancement des travaux (pour les travaux fractionnés).
Article 15. Tout retard de livraison donne au C.H.R. de la Citadelle, sans qu'il soit besoin d'une mise en demeure, le droit de résilier sur simple notification tout ou partie de la commande ou d'appliquer d'office à titre de pénalité une retenue de 5 % du montant global de la commande par semaine de retard, sans préjudice du droit du C.H.R. de la Citadelle, d'obtenir des dommages et intérêts correspondant à son préjudice réel.
GARANTIE ET RESPONSABILITE
Article 16. La fourniture ou le service doit répondre aux différentes normes applicables au secteur des soins de santé (marquage CE, RGPT, …) et doit être rigoureusement conforme aux lois et règlements en matière de sécurité, d'hygiène, d’environnement, du bien-être des travailleurs, aux obligations sociales, ainsi qu’aux autres dispositions applicables en la matière. A cet égard, le fournisseur ou le prestataire doit informer le C.H.R. de la Citadelle de toutes les particularités ou incidences de la fourniture, ou du service, en matière de sécurité et d’environnement, de même qu’il doit s’informer des spécificités tenant au lieu de livraison ou de réception de la fourniture, ou le lieu de prestation du service.
Article 17. Par le seul fait de contracter avec le C.H.R. de la Citadelle, le fournisseur ou prestataire garantit la conformité de la fourniture ou du service aux dites normes. Le fournisseur est responsable de la non-conformité des produits et équipements fournis par rapport aux normes en vigueur lors de sa livraison. Il est responsable également pour tout dégât résultant d’un mauvais fonctionnement des produits livrés.
Article 18. La garantie accordée au C.H.R de la Citadelle a une durée de minimum 12 mois prenant cours à la date de la réception qualitative, sauf :
- si accord spécifique avec le fournisseur ou le prestataire visant à prolonger le délai de garantie au-delà de 12 mois ;
- pour les travaux, ces derniers étant soumis légalement à la garantie décennale.
La garantie doit s’entendre comme une garantie full omnium et doit couvrir tous les frais nécessaires pour réparer ou remplacer la fourniture ou le service.
La garantie porte notamment sur les éléments suivants :
- les défauts de fabrication,
- les pièces de rechange,
- les frais éventuels de renvoi,
- les frais éventuels de main d’œuvre (y compris le déplacement).
Article 19. En cas de travaux à effectuer, le fournisseur ou le prestataire devra respecter toutes les prescriptions spéciales (telles que les consignes générales de sécurité et les règlements d’ordre intérieur) applicables sur les lieux de réalisation de la fourniture ou de l’exécution du service, et les imposer à ses sous-traitants éventuels.
Il appartient au fournisseur, ou au prestataire, de s'informer du contenu de ces prescriptions, qu'il sera censé connaître avant le début de l'exécution de la commande.
Le fournisseur ou le prestataire devra, en outre, être titulaire de toutes les agréations ou autorisations réglementaires dictées par son statut de fabricant, de vendeur ou d’entrepreneur, conformément à la loi et aux règlements, pendant toute la durée de ses obligations. Il en sera de même en ce qui concerne ses sous-traitants dont il répondra intégralement.
FACTURATION ET DELAI DE PAIEMENT
Article 20. La facture sera établie au nom du C.H.R. de la Citadelle, en un exemplaire et transmise au Département Comptabilité Fournisseurs sur le site des Hauts-Sarts (ZI - 4ème avenue, 56 – 4040 Herstal). La facture comportera obligatoirement le numéro de commande. Pour les prestations de services (interventions dans le cadre d'un contrat de maintenance, dépannage, etc.), les factures devront en outre être accompagnées d'une copie de la fiche de travail, dûment réceptionnée par un responsable du service concerné (nom, prénom, fonction, signature lisible) précisant le lieu, la date, ainsi que le relevé détaillé des fournitures et prestations effectuées. Le cas échéant lors de l’envoi de la commande, le C.H.R. de la Citadelle peut préciser des instructions supplémentaires concernant la facture (par ex., référence supplémentaire à faire paraître, ou document supplémentaire à joindre).
Article 21. Sauf accord spécifique entre le C.H.R. de la Citadelle et le fournisseur, le paiement des factures est effectué après exécution complète des obligations du fournisseur ou du prestataire de service. Dans ce cas, le paiement se fait en une fois. Lorsque les livraisons, la réalisation de travaux ou les prestations de service sont fractionnées ou continues, le paiement a lieu par acomptes suivant l'état d'avancement des prestations ou des livraisons.
Article 22. Sauf convention particulière (engagement écrit et signé de notre part), toutes les factures sont payables à 60 jours fin de mois à compter de la date à laquelle les formalités de réception sont terminées, pour autant que le C.H.R. de la Citadelle soit en même temps, en possession de la facture régulièrement établie, ainsi que des autres documents éventuellement exigés.
Article 23. Un paiement n'implique pas renonciation aux droits que le C.H.R. de la Citadelle pourrait faire valoir contre le fournisseur ou le prestataire, notamment en matière de pénalités ou de l’appel à garantie.
Article 24. Toute réclamation éventuelle d’intérêt pour non-respect des délais de paiement convenus doit obligatoirement faire l’objet d’une mise en demeure préalable et les intérêts réclamés ne courront qu’à dater de celle-ci. Ils ne pourront en aucun cas dépasser le taux légal.
CONFIDENTIALITE
Article 25. Le fournisseur s’engage strictement, en son nom propre, au nom de son personnel et au nom de ses sous-traitants éventuels, à traiter les informations confidentielles ayant trait au C.H.R. de la Citadelle et à ses activités avec la plus grande discrétion et à prendre toutes les précautions utiles afin d’en préserver la sécurité, notamment d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, utilisées de manière détournée ou frauduleuse, divulguées à des tiers, copiée sans que ce soit nécessaire pour les besoins de ce marché ou utilisées autrement que pour le présent marché. Il s’engage, entre autres, à respecter la réglementation européenne sur la protection des données à caractère personnel.
LITIGES
Article 26. En cas de différend ou de litige, c’est au fournisseur ou au prestataire qu’il incombe de prouver qu’il a exécuté ses obligations quantitativement et qualitativement.
Article 27. Tout litige relatif aux achats du C.H.R. de la Citadelle sera, à défaut d’accord amiable, de la compétence exclusive des tribunaux de Liège. La loi belge est d’application à l’exclusion de toute autre.